پذیرش مراجعه کنندگان در دفتر وکالت ضرورتا می بایست با ارایه فرم پذیرش به مراجعه کننده و پس از تکمیل آن از سوی وی باشد. این فرم ابزار مناسبی برای وکیل در راستای برقراری ارتباط مناسب و مبتنی بر آگاهی با مراجعه کننده بوده و استفاده از آن برای وکیل بسیار سودمند است.

وکلا به ندرت از این فرم استفاده می کنند و دلیل اصلی آن، عدم آگاهی از کاربردهای پرشمار فرم یاد شده است.

توصیه می شود پس از حضور مراجعه کننده در دفتر وکیل، یکی از کارکنان دفتر وکالت (که بهتر است منشی عهده دار این وظیفه باشد) ضمن درخواست از مراجعه کننده برای استقرار و نشستن در فضای انتظار مراجعه کنندگان، فرم پذیرش  را که بر روی زیردستی مناسب مثلا تخته شاسی قرار گرفته به همراه یک قلم در اختیار مراجعه کننده قرار داده و از او بخواهد آن را تکمیل نموده و امضا کند.

پس از تکمیل و امضا، منشی می بایست فرم را در اختیار وکیل قرار داده و سپس حسب درخواست وکیل، منشی مراجعه کننده را به اتاق وکیل هدایت می نماید.

ارایه فرم پذیرش در ابتدای مراجعه این پیام را برای مراجعه کننده خواهد داشت که دفتر وکیل محلی دارای نظم و انضباط و روال اداری مشخص و از پیش تعیین شده است و او را وادار می کند که خود را با نظم از پیش تعیین شده از سوی وکیل سازگار نماید. بویژه آن که محتویات این فرم شامل تذکرات مشخصی به موکل است.

بدین ترتیب در اولین برخورد، وکیل و کارکنان او کنترل رفتار مراجعه کننده را در دست می گیرند و مراجعه کننده که ممکن است در آینده تبدیل به موکل شود از همان ابتدای ورود به دفتر، خود را ملزم به تبعیت از الزامات تعریف شده از سوی وکیل و کارکنان او خواهد دانست.

بدیهی است ایجاد این دیدگاه در موکل بر ارزش و اعتبار وکیل نزد او می افزاید و زمینه کنترل وکیل بر موکل را فراهم می کند که در مطلوب بودن روابط آینده طرفین تأثیر بسزایی خواهد داشت. در مورد خودتان تصور کنید که اگر در ابتدای ورود به یک محل که در آن جا انتظار نظم و انضباط دارید رعایت رفتار مشخصی را از شما بخواهند و مواردی را به صورت مکتوب به شما یادآوری کنند چه تاثیری در دیدگاه شما نسبت به آن محل خواهد داشت؟

همانگونه که می دانید نوع و میزان حق الزحمه خدماتی که توسط وکیل تحت عنوان حق الوکاله و حق المشاوره و هزینه تنظیم مکاتبات قضایی و مطالعه پرونده ارائه می شود به تراضی بین وکیل و موکل یا مراجعه کننده تعیین می شود و چنانچه تراضی و قرارداد در بین نباشد آنچه به وکیل تعلق خواهد گرفت مطابق تعرفه حق الوکاله است که در حال حاضر در این خصوص تعرفه به موجب «آیین نامه تعرفه حق الوکاله، حق المشاوره و هزینه سفر وکلای دادگستری» مصوب ۲۷/۴/۸۵ توسط رئیس وقت قوه قضائیه مشخص شده و در بند ج  از ماده ۴ آیین نامه مورد اشاره حق المشاوره از قرار هر ساعت حداکثر پنجاه هزار ریال تعیین شده است.

با این توضیح چنانچه بین وکیل و موکل در خصوص حق المشاوره تراضی صورت نگیرد، بابت هر ساعت مشاوره تنها مبلغ پنج هزار تومان (که بسیار ناچیز و به عقیده نگارنده امروزه دریافت آن خلاف شأن اکثریت صاحبان مشاغل است) به وکیل تعلق خواهد گرفت و با دریافت مبلغی بیش از آن نه تنها ممکن است موکل استرداد آن را بخواهد بلکه ممکن است در صورت شکایت انتظامی، وکیل به استناد بند ۴ ماده ۸۰ آیین نامه لایحه قانونی استقلال کانون وکلای دادگستری به مجازات انتظامی تحت عنوان گرفتن وجه یا مال زائد بر تعرفه محکوم شود چنان که چندی پیش رأیی در شبکه های اجتماعی منتشر شد که بر اساس آن وکیلی به دلیل دریافت پانصد هزار تومان بابت تنظیم لایحه  از آن جا که قراردادی منعقد نکرده بود تحت عنوان گرفتن وجه زائد بر تعرفه محکوم شد.

اینک یکی دیگر از مزایای فرم پذیرش مراجعه کنندگان می شود. از آنجا که در فرم مذکور مبلغ حق المشاوره از سوی وکیل پیشنهاد شده و پیش از شروع جلسه مشاوره به امضای مراجعه کننده می رسد حاکی از تراضی بین وکیل و مراجعه کننده نسبت به مبلغ مذکور در فرم پذیرش و در صورت بروز اختلاف قابل استناد از سوی وکیل است.

از دیگر مزایای فرم پذیرش مراجعه کنندگان این است که با تکمیل مندرجات آن توسط مراجعه کننده پیش از آن که وکیل با مراجعه کننده روبرو شود اطلاعات اولیه مراجعه کننده را که مرسوم و زیبنده نیست در جلسه مشاوره از او بپرسد در اختیار دارد.

 اگر چه ممکن است در ابتدا به نظر برسد اطلاعات اولیه کاربرد چندانی در ارائه مشاوره ندارند اما اگر دقیق تر به آن ها بنگریم خواهیم دانست که از این اطلاعات اولیه می توان به آگاهی اولیه نسبت به وضعیت شخصی و خانوادگی و اجتماعی مراجعه کننده دست یافت.

این آگاهی می تواند از سن مراجعه کننده و میزان تحصیلات و حتی محل صدور شناسنامه او نسبت به وضعیت شخصی و از تأهل یا تجرد او نسبت به وضعیت خانوادگی و از شغل و محل سکونت و کار و حتی پیش شماره تلفن همراه او نسبت به وضعیت اجتماعی او به دست آید.

آگاهی یافتن از وضعیت مراجعه کننده و داشتن تصویر کلی از او در هنگام مراجعه، وکیل را در ارائه مشاوره بهتر کمک می کند زیرا معمولاً مراجعه کنندگان بسته به وضعیت شخصی و خانوادگی و اجتماعی خود انگیزه ها و دیدگاه های متفاوتی دارند. به عنوان نمونه معمولاً افراد متأهل در مواجهه با مشکلات نسبت به افراد مجرد ملاحظات بیشتری را در نظر می گیرند و همچنین می دانیم رویکرد اشخاص نسبت به مشکلات معمولاً بسته به طبقه اجتماعی آنان متفاوت است.

اگرچه داشتن تصویر کلی از مراجعه کننده ممکن است تغییری در واقعیت های حقوقی موضوع مشاوره نداشته باشد اما از آنجا که مراجعه کنندگان در بیشتر موارد برای گرفتن راه حل مشکل حقوقی خود به وکیل مراجعه می کنند پیشنهاد بهترین راه حل به آنان از میان راه های حل موجود مستلزم آن است که وکیل به درک درستی از وضعیت مراجعه کننده رسیده باشد زیرا در بسیاری از موارد در خصوص یک مشکل راه های حل متفاوتی وجود دارند که پیشنهاد انتخاب هر یک می بایست بر اساس وضعیت مراجعه کننده باشد. بدیهی است اگر وکیل به درک درستی از وضعیت مراجعه کننده رسیده باشد و مراجعه کننده نیز پیشنهاد را متناسب با وضعیت خود ببیند اعتماد و اعتقاد او به وکیل بیشتر خواهد شد و اعتبار وکیل افزایش می یابد.

به لحاظ شئون خاص حرفه وکالت گرفتن وجه از مراجعه کنندگان بابت خدماتی که وکیل به آن ها ارائه می کند با دیگر صنوف متفاوت است. در بسیاری از مشاغل به ویژه در بخش فروش کالا اعلام هزینه به صورت شفاهی و گرفتن وجه به صورت مستقیم از مشتری مرسوم و متعارف تلقی می شود اما در برخی صنوف همانند پزشکان گرفتن هزینه به صورت رودررو از مراجعه کننده غیر متعارف و غیر معمول است. به ندرت دیده می شود پزشکی مبلغ حق ویزیت را شخصاً به بیمار اعلام و خود آن را دریافت کند. شاید علت آن باشد که مردم از گذشته نه چندان دور جایگاه بلندی برای پزشکان متصور بوده اند و پرداخت به شخص پزشک را خلاف شأن او می دانند و پزشکان نیز با علم به این موضوع بر اساس یک توافق ضمنی و نانوشته بین خود همواره عالمانه کوشیده اند این شأن را محفوظ بدارند و از انجام عمل خلاف آن خودداری کنند. بدین ترتیب این عادت در مراجعه کنندگان باز تولید می شود.

در مورد حرفه وکالت نه تنها ضرورت حفظ شئون اقتضا می کند که مبلغ حق المشاوره پیش از شروع جلسه مشاوره از طریق اعلام آن در فرم پذیرش از سوی منشی به اطلاع مراجعه کننده برسد و موافقت او جهت پرداخت آن با امضا گرفته شود بلکه ضرورت این اقدام در آنجا بیشتر نمایان می شود که می دانیم بسیاری از مراجعه کنندگان به وکلا نمی دانند بابت دریافت خدمات مشاوره باید مبلغی را بپردازند و برخی نیز توقع مشاوره رایگان دارند که البته در خصوص مورد اخیر برخی رفتارهای غیر حرفه ای از سوی اعضای صنف با انگیزه های مختلف از جمله کمک کردن به مردم و دادن زکات علم و مواردی جذب موکل به ایجاد و گسترش این توقع دامن زده است که به عقیده شخصی نگارنده نه تنها گرفتن حق المشاوره بلکه توافق ضمنی اعضای صنف بر گرفتن آن به دلایل گوناگون به ویژه دلایل غیر مالی که در ادامه درباره آن بحث خواهیم کرد ضروری است.

به هر حال اعلام مکتوب مبلغ حق المشاوره به مراجعه کننده و پرداخت آن به منشی پیش یا پس از جلسه مشاوره، نسبت به سایر روش ها سازگاری بیشتری با شئون وکالت دارد.

شاید چنین تصور شود که با پایان یافتن جلسه مشاوره کار وکیل با فرم پذیرش به پایان می رسد اما باید دانست پایان جلسه مشاوره به معنای پایان کاربردهای فرم پذیرش نیست.

اگر مراجعه کننده پس از جلسه مشاوره برای دادن وکالت با وکیل به توافق برسد می‌بایست وکالتنامه تنظیم شود. برخی اطلاعات مندرج در فرم پذیرش مانند مشخصات و نشانی موکل همان اطلاعاتی هستند که وکیل در تنظیم وکالتنامه نیازمند در اختیار داشتن آنهاست و با در اختیار داشتن فرم پذیرش وکیل قبلا این اطلاعات را از موکل گرفته است.

البته باید توجه داشت که درج برخی اطلاعات شخصی موکل مانند نشانی در وکالتنامه که در فرم پذیرش مندرج است باید پس از کسب اجازه از موکل باشد زیرا وکالتنامه معمولا به مرجعی ارایه می شود که در آن اطلاعات وکالتنامه قابل دستیابی از سوی دیگران از جمله طرف‌‌موکل است و ممکن است موکل به دلایل تمایل نداشته باشد اشخاص دیگر به اطلاعات غیر هویتی او که تعیین آن ها به اختیار اوست (مانند اقامتگاه دسترسی) داشته باشند.

اگر پس از پایان جلسه مشاوره، مراجعه کننده برای دادن وکالت با وکیل به توافق برسد و وکالتنامه و احتمالاً قرارداد حق الوکاله بین آنان تنظیم و امضا شود، وکیل می بایست برای موضوع وکالتی که قبول کرده برای خود پرونده ای به نام موکل و موضوع وکالت تشکیل داده و از آن پس کلیه سوابق مربوط را در آن ضبط کند. اولین برگ این پرونده همان فرم پذیرش است زیرا در آن اطلاعاتی چون مشخصات و نشانی و راه های تماس با موکل از جمله شماره تلفن او درج شده که در آینده می تواند مورد استفاده وکیل قرار گیرد. به عنوان نمونه اگر مکاتبه یا ارسال اظهارنامه برای موکل یا تماس با او ضرورت داشته باشد می توان از اطلاعات فرم پذیرش استفاده کرد همچنین در هنگام ثبت دادخواست و شکوائیه در دفاتر خدمات الکنترونیک قضایی ارائه برخی اطلاعات موکل از جمله شماره تلفن او را از وکیل مطالبه می کنند که در فرم پذیرش درج شده و وکیل می تواند از همان اطلاعات استفاده کند.

شاید این پرسش برای شما مطرح باشد که اگر جلسه مشاوره منتهی به قرارداد وکالت نشود سرنوشت فرم پذیرش چه خواهد شد؟

اگر تصور می کنید با پایان یافتن جلسه مشاوره در صورت عدم انعقاد قرارداد وکالت کار شما با فرم پذیرش مراجعه کننده به پایان رسیده، سخت در اشتباه هستید.

هر فرم پذیرش پس از پایان جلسه مشاوره اگر منتهی به وکالت نشود اصل آن و در صورت منتهی شدن به قرارداد وکالت، تصویری از آن می بایست در پوشه ای جداگانه که به سوابق فرم های پذیرش اختصاص یافته در دفتر وکیل بایگانی شود. سوابق فرم های پذیرش که اصل یا تصویر آن ها همگی در یک پوشه بایگانی شده اند حاوی اطلاعات ارزنده ای برای وکیل هستند.

در بازه های زمانی مشخص مثلاً هر ۶ ماه (برای وکلای دارای مراجعه کننده فراوان) و هر یک سال (برای وکلای دارای تعداد مراجعه کننده اندک) وکیل می تواند با تحلیل اطلاعات مندرج در فرم پذیرش به نتایجی دست یابد که در بهبود وضعیت حرفه ای او مؤثر باشند. به عنوان نمونه با استخراج اسامی اشخاص معرف و تحلیل آن ها، وکیل خواهد دانست که بیشترین مراجعه کنندگان از ناحیه کدام اشخاص معرفی شده اند و بر مبنای آن تشخیص خواهد داد که ارتباطات خود را در کدام جهت گسترش دهد. همچنین می تواند درآمد خود از محل حق المشاوره دریافتی را در بازه های زمانی معین محاسبه کرده و بر مبنای احتساب متوسط آن، برنامه ریزی اقتصادی کند.تحلیل سایر اطلاعات مانند سن مراجعه کنندگان و احتمال تبدیل مراجعه کننده به موکل و طبقه اجتماعی مراجعه کنندگان نیز می تواند مبنای ترسیم نقشه راه وکیل در آینده باشد.

برای دانلود نمونه فرم پذیرش مراجعه کننده اینجا کلیک کنید

نویسنده: سهیل نظری (وکیل پلیه یک دادگستری، مدرس دانشگاه، عضو کمیسیون کارآموزی کانون وکلای دادگستری مرکز)

**********

پایگاه آموزشی وکیل سرپرست ضمن اظهار قدردانی از استاد عالیقدر جناب آقای سهیل نظری که اجازه و افتخار انتشار نوشته های ارزشمندشان را به این مجموعه داده اند، از سایر بزرگواران، اندیشمندان و صاحبان قلم دعوت به عمل می آورد تا با در اختیار قرار دادن دانش و تجربه خود، ما را در راستای رسالت آموزشی پایگاه وکیل سرپرست یاری بفرمایند.

پایگاه آموزشی وکیل سرپست